¿Cuál es la mejor manera de planear el presupuesto de IT?

Los presupuestos de tecnología son fundamentales al momento de determinar prioridades y planear hacia adelante los objetivos a lograr en una empresa, durante un año fiscal. Ya lo dijo Winston Churchill durante la Segunda Guerra Mundial: “Aquel que no planea está planeando fracasar”.

Con tamaña inspiración pensemos, ¿qué conviene tener en cuenta durante el proceso de planificación pero, más que nada, al momento de aprobarlos?

De acuerdo al analista Stephen Mann (con amplio recorrido en reconocidas consultoras como Ovum y Forrester) en primer lugar, como suele decirse, hay que “mantener las luces prendidas”, es decir, calcular lo indispensable para mantener el negocio funcionando correctamente. Después sí, vienen los proyectos que están relacionados con los negocios que realiza la compañía y los que son necesarios para mejorar los procesos e innovar, como por ejemplo: actualización de tecnología, mejora en el servicio, investigación de nuevas soluciones para ganar eficiencia.

Y obviamente se necesita hacer un cambio rotundo de pensamiento: considerar como inversión a lo que habitualmente se ve como gasto. Con esa idea en mente analizar muy bien qué dinero que ya se destina continuamente a una tarea o proyecto, puede reconvertirse en un permanente desarrollo de capacidades, que le agreguen valor al negocio y aumenten el retorno. Pensar desde servicio técnico en productividad es una de las tendencias actuales.

“Mantener las luces prendidas”

Dijimos calcular lo indispensable, ¿de qué estábamos hablando? Se trata, sencillamente, de aquella parte del presupuesto dedicada a mantener los sueldos de quienes son parte del equipo de IT, la infraestructura, los servicios como conectividad, aplicaciones, soporte y mantenimiento. 

Muchas organizaciones utilizan el presupuesto del año anterior y le agregan o quitan un porcentaje al crear el OPEX. Lo que determina si el porcentaje crece o baja es, primero y principal, la performance de la empresa durante el período pasado y las reducciones que necesiten hacerse.

¿Cómo evitar que estas necesidades básicas ocupen un porcentaje importante y los recursos se vuelvan más eficientes? En base a nuestra experiencia, la tercerización con especialistas de la mesa de soporte tecnológico interna es una opción positiva por tres motivos:

• En primer lugar, porque la compañía que se ocupa de brindar estos servicios cobra por ticket recibido con una atención flexible y personalizada. Esto significa que por lo general no está maniatada por los horarios y espacios estrictos de la oficina, detalle fundamental en una época en la que muchos empleados trabajan con horarios propios y bajo modalidad home office. 

• En segundo lugar, un buen servicio de helpdesk en IT tercerizado tiene experiencia actualizada en todas las áreas en las que podría surgir un problema (telecomunicaciones, seguridad, redes, aplicaciones financieras, etcétera) y una calidad de atención que agiliza tiempos.

• En tercero y último, este tipo de soporte trabaja con un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA, en inglés) que debe mantenerse en todo momento para cobrar el 100% de lo establecido en el contrato. 

Proyectos relacionados con el negocio

En muchos casos, el sector de IT de una empresa se ocupa únicamente de brindar las soluciones tecnológicas necesarias para llevar adelante el negocio. Incluso si éste es el caso y el equipo no está al mando de procesos de innovación, no significa que no pueda buscar maneras de jugar un rol más importante dentro del plan de negocios y, por tanto, incluir este tipo de inversiones dentro del presupuesto del área.

Hoy en día, la tecnología es un driver estratégico para ampliar las ganancias, sea a través de un sitio de e-commerce propio o proveyendo un chatbot para atender a los clientes, por citar solo dos posibilidades. El equipo de IT está en un lugar privilegiado para detectar y llevar al directorio, nuevas oportunidades de negocios basadas en la tecnología.

Cuidar el espíritu de start-up, en donde la innovación esté en la cabeza de todos, es fundamental para cualquier organización que quiera perdurar y sobresalir de la competencia en estos tiempos que corren.

Algunos ejemplos posibles son:

• Desarrollar nuevos productos y servicios que utilicen fuertemente los datos (a través de técnicas como Machine Learning y Big Data), que suministran los clientes como un disparador para llegar a ellos de una manera más directa y efectiva.

• Trabajar para acrecentar el compromiso que el cliente tiene con la marca, haciendo un seguimiento virtual vía encuestas online. 

• Una mejor manera de monitorear procesos internos para que la organización sea más rápida, económica y efectiva de cara al cliente. 

Proyectos exclusivos de IT

No es tan sencillo aprobar este tipo de proyectos. Una manera de mirarlos para no dudar de llevarlos a cabo, es pensarlos como una fuente de beneficios económicos a largo plazo.

Una posibilidad es acordar el reemplazo de dispositivos centrales para la productividad cada tres años, y que el plan incluya un creciente uso de nuevos tipos de tecnologías como el aprovechamiento de las posibilidades que dan los servicios en la nube, con la infraestructura como servicio (IaaS, en inglés) como centro.

En este punto entra también la opción de ampliar el presupuesto de los servicios dedicados al soporte, para incluir cada vez más herramientas que aporten valor, como chats con inteligencia artificial, para disminuir el uso del sistema tradicional cuando se buscan resolver problemas simples y habituales.

Finalmente, quienes realmente consideran a la tecnología como el corazón del desarrollo, le asignarán presupuesto a investigar sobre nuevas tecnologías y realizar pruebas de concepto enfocadas en el crecimiento del negocio.  Quizás enfocarse en internet de las cosas (IoT), o en lograr que equipos y sistemas de realidad aumentada sean incorporados para realizar tareas remotas que en la actualidad requiere una presencia fija.

Uno de nuestros expertos en el tema, brindará una webinar sobre las maneras de aprovechar el IoT en los negocios. Puede inscribirse aquí: