Análisis de datos, negocios y eficiencia: ¿qué medir y cómo mejorar?

En el ambiente de los negocios es indispensable tomar decisiones rápidas para obtener una ventaja competitiva. Más aún en estos momentos en los que los datos abundan y todo lo que nos rodea parece, como nunca, impredecible. ¿Qué decisión debemos tomar y por qué? ¿En qué me baso? La respuesta siempre será: datos.

Pero para poder decidir con rapidez hay que tener la información ordenada y visualizable. No es lo mismo tener que exportar planillas de cálculo con datos crudos y de ahí armar paneles o resúmenes, que contar con información ya "digerida" y presentada prolijamente. Los decisores de negocios recurren a sus dashboards y mantenerlos actualizados no siempre es tan sencillo –y, de hecho, es todo un desafío.

¿Qué plataformas son populares? ¿Cómo se puede empezar un proyecto e ir madurando y complejizando escalonadamente?

Hoy, los modelos comerciales y las mejoras de procesos dependen cada vez más de los datos y la analítica. Poder usar esos datos de un modo a la vez eficiente, inteligente e innovador es un desafío, pero no resulta imposible. Para sortear este reto, las mejores compañías usan diversas plataformas para producir esos dashboards sin los cuales sería imposible optimizar procesos, mejorar la eficiencia operativa y aumentar la productividad.

Gestión de datos y analítica: el desafío de pegar un salto cualitativo.

Ya lo dijo Peter Drucker: "Lo que se mide, mejora". Al medir su desempeño en áreas clave, las organizaciones pueden evaluar su accionar en comparación con sus objetivos internos o con determinados puntos de referencia, como los promedios de la industria, por ejemplo. En caso de estar por debajo en uno de sus KPIs, tendrá información para detectar las razones y luego comenzar a mejorar sus resultados.

Ahora bien, ¿cómo se introduce un sistema de medición en una empresa?

• Lo primero es seleccionar indicadores clave de desempeño (KPI) por rol o por área. Conviene comenzar monitoreando sólo unas pocas métricas o KPI –a lo sumo, 4 ó 5 por sector– de acuerdo con los principales objetivos corporativos. Una vez que hayan alcanzado los objetivos fundamentales en las áreas prioritarias, se podrá pasar a trabajar sobre otros sub-sets o desgloce de los principales.
  
  
• Luego, hay que crear y configurar un tablero de control donde se graficarán los datos para cada KPI.

Un dashboard  de negocios rastrea los datos importantes de varias fuentes o sistemas y presenta esa información de forma fácil de entender, en una sola vista. Esto hace que empleados de cualquier departamento puedan ver el tablero y conocer los KPI que son importantes para él, su área y su empresa. Se dice que un tablero bien confeccionado es una hoja de ruta con una lista de accionables muy concretos para cada miembro de la empresa. Además, el modelo de tableros de control permite:

• Establecer objetivos medibles a nivel individual y grupal.
• Recibir los principales indicadores de rendimiento actualizados en forma rápida o incluso en línea.
• Registrar y analizar resultados históricos y proyección a futuro.
• Disponer de análisis que retroalimenten a toda la organización sobre su performance.
• Crear conciencia de mejora, a partir de los indicadores no alcanzados.
• Involucrar al equipo en el cumplimiento de los objetivos.
• Buscar, como organización, una evolución constante en base a datos duros.

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Manejar datos y ganar competitividad

Al disponer de información actualizada se pueden identificar tendencias negativas con rapidez y tomar acciones correctivas en forma inmediata, que es el objetivo de todo esto: actuar sobre datos concretos en el menor tiempo posible.

La información actualizada garantizará que todos los involucrados en la toma de decisiones importantes tengan los datos disponibles y que los equipos de las diferentes áreas se ahorraren el tedioso trabajo de recopilar y combinar datos de distintas hojas de cálculo, en forma manual y periódica.

Tercerizado o in-house: el dashboard no puede faltar

Para contar con un dashboard actualizado y útil se requiere de un equipo de business intelligence (BI) con experiencia y conocimiento que, entre otras cosas, gobierne y disponga de un software específico. Sin embargo, hoy no es necesario que este equipo se encuentre in house. Tercerizar esta función y contratar talento externo que se encargue de la tarea tiene grandes ventajas que vale la pena tener en cuenta. 

¿En cuánto tiempo tengo un dashboard? Por lo general en 6 meses se consolida un modelo maduro y luego comienza un proceso de mejora continua y se escala en complejidad permanentemente. Muchas de las ventajas de tercerizar estos proyectos está en, justamente, reducir costos: todo el know-how está disponible desde el día uno, para reducir el tiempo de aprendizaje y evitar procesos de retrabajo que demoren la entrada en producción.

Las predicciones indican que en 2020 los gráficos de conocimiento impulsarán más tecnologías de bases de datos: las empresas comenzarán a almacenar sus datos en un formato propicio para los gráficos. Y, para 2030, los gráficos de conocimiento empezarán a usar más tecnologías de inteligencia artificial (IA): comenzarán a construir sus propios algoritmos para maximizar el valor de sus propias relaciones semánticas en el gráfico, lo que les permitirá obtener información más profunda y predictiva.

Estamos en el momento perfecto para hablar de dashboards. La tecnología está estandarizada, hay más datos que nunca que se pueden manipular y presentar en formatos visibles y la necesidad de ser más competitivos aumenta día a día.

Al medir y monitorear indicadores significativos, su organización tendrá la llave para la evolución constante. 

¿Cómo miden el desempeño en su organización?

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